Email là phương thức giao tiếp cốt lõi trong môi trường đại học và công việc. Một email chỉn chu không chỉ giúp bạn nhận được phản hồi nhanh chóng từ Thầy/Cô mà còn thể hiện tác phong chuyên nghiệp của sinh viên HCMUE.
1. Cấu trúc chuẩn của một Email
Một email chuyên nghiệp bắt buộc phải có đầy đủ các phần sau:
-
Tiêu đề (Subject): Ngắn gọn, bao quát được nội dung cần trao đổi.
-
Địa chỉ người nhận:
-
To: Người nhận và xử lý chính.
-
Cc: Gửi cho người liên quan để đồng theo dõi (công khai).
-
Bcc: Gửi cho nhiều người cùng lúc (bảo mật danh sách người nhận).
-
-
Lời chào đầu thư: Trang trọng, lịch sự.
-
Nội dung chi tiết: Gồm 3 phần (Mở bài, Thân bài, Kết bài).
-
Tệp đính kèm (nếu có): Tài liệu, hình ảnh minh chứng (.pdf, .jpg, .png...).
-
Chữ ký email: Thông tin cá nhân để Thầy/Cô tiện liên lạc lại.
2. Quy trình 5 bước viết email thành công
Bước 1: Đặt tiêu đề (Subject) rõ ràng
Tuyệt đối không để trống tiêu đề. Tiêu đề cần ghi rõ vấn đề bạn cần hỗ trợ để tránh bị rơi vào hộp thư rác.
Ví dụ:
THẮC MẮC VỀ HỆ THỐNG VLE - [HỌ VÀ TÊN]
Bước 2: Gửi lời chào trang trọng
Sử dụng cấu trúc lịch sự: Kính gửi/Kính chào/Dear + [Tên Thầy Cô/Chức danh/Phòng ban],
Bước 3: Trình bày nội dung mạch lạc (Mở - Thân - Kết)
-
Mở bài: Giới thiệu đầy đủ họ tên, MSSV, lớp và nêu rõ đang học tại Phân hiệu Long An.
-
Thân bài: Trình bày ngắn gọn, rõ ràng vấn đề hoặc thắc mắc cần giải quyết (nên gạch đầu dòng nếu có nhiều ý).
-
Kết bài: Bày tỏ sự trân trọng và lời cảm ơn. (Sử dụng: Trân trọng./.)
MẪU EMAIL THAM KHẢO:
Kính gửi: Phòng Ban/Tổ Văn phòng (hoặc Thầy/Cô),
Em tên là Nguyễn Văn A, mã số sinh viên là 50.11.101.000, lớp 50.11.SPTOAN, hiện đang học tập tại Phân hiệu Long An.
Em viết email này kính xin Thầy/Cô hỗ trợ về vấn đề: <Nêu cụ do lý thể>.
Em xin chân thành cảm ơn.
Trân trọng./.
Bước 4: Kiểm tra tệp đính kèm (nếu có)
Đặt tên file rõ ràng, kiểm tra đúng và đủ số lượng file trước khi bấm gửi.
Bước 5: Tạo chữ ký email chuyên nghiệp
Cài đặt chữ ký tự động ở cuối thư gồm: Họ và tên | Mã số sinh viên | Số điện thoại.
3. Các lưu ý "Vàng" khi gửi email
-
Sử dụng email sinh viên: Bắt buộc dùng email do trường cấp (đuôi
@student.hcmue.edu.vn) để liên hệ với Thầy/Cô. Các email cá nhân (gmail, yahoo...) có thể sẽ không được hỗ trợ kịp thời. -
Liên hệ nội bộ trước: Trước khi gửi email, hãy chủ động trao đổi với Ban cán sự (BCS) lớp hoặc Cố vấn học tập. Đối với các vấn đề chung của tập thể, BCS lớp sẽ đại diện liên hệ với các Phòng/Ban/Khoa chuyên môn.
-
Tuyệt đối không viết tắt, cộc lốc: Không dùng các từ ngữ GenZ, viết tắt. Câu từ phải lịch sự, đầy đủ chủ ngữ - vị ngữ.
-
Suy nghĩ trước khi viết: Dành 1 - 2 phút xác định rõ mục đích để viết cô đọng, tránh dài dòng.
4. Các kênh thông tin hỗ trợ sinh viên tại Phân hiệu Long An
Truy cập bài viết: Các kênh thông tin và hỗ trợ dành cho sinh viên